Nu är IDAC och UBW Anknutna driftsatt!

I helgen gjorde vi en driftsättning av IDAC och UBW Anknutna som ersätter KIMKAT.

Det kommer självklart vara en period av inkörning både av supporten, förvaltningen och systemet. Projektgruppen sitter standby i 2 veckor nu tillsammans med förvaltning och support och hanterar alla ärenden som kommer in. Ni som upplever problem kontakta IT-supporten/student IT-supporten som vanligt!

Vi har under helgens arbete identifierat konton som vi inte hittar identiteter på i källsystemen (Primula, UBW Anknutna, Ladok). Då detta bryter mot regelverken så har vi varit tvungna att inaktivera dessa.

Om du eller någon av dina kollegor är drabbad, kontakta IT-supporten så hjälper vi till.

Driftsättningen var ett omfattande arbete som påbörjades i torsdags kl 9 och avslutades på söndagskvällen vid 01.00-tiden. Det var stundtals ett nervpirrande arbete, och ibland lite långsamt när man väntar på genereringar, analyser och beräkningar. Vi har haft en del tekniska gupp men inget olösbart. Mer detaljer hittar du under driftsättningsnyheten.

Men, med alla de förberedelser som gjorts så gick det bra till slut.Tack alla för ert tålamod och trägna väntan på IDAC och UBW Anknutna!

I samband med nedläggningen av KIMKAT har en plan för vilken gammal information som ska arkiveras och hur tagits fram tillsammans med Diariet.

Projektledare Pernilla Hulth med team

Länkar till systemens inloggning finns i menyn digitala verktyg på Medarbetarportalens startsida

Du hittar info om systemen på deras sidor:
UBW Anknutna på Medarbetarportalen
IDAC på Medarbetarportalen

Är du IDAC Admin respektive UBW Anknutna Admin, har vi lagt upp dina behörigheter enligt listan som vi fått från din Administrativa chef. Vi meddelar dig separat när du har åtkomst och kan gå in och verifiera information som finns i de nya systemen och börja använda dem.

Glöm inte att den information som finns i IDAC hämtas från Primula för anställda, organisation och chef, UBW Anknutna för anknutna och Ladok för studenter. Är informationen felaktig i IDAC är det i aktuellt källsystem du behöver ändra.

Saknar du behörighet till systemen, hör av dig till din AC som behöver godkänna din behörighet. En tjänst för detta kommer att finnas i IDAC för digital attest.

Efter första dagens drift av IDAC och UBW Anknutna har vi inte upplevt några tekniska problem. Däremot har vi hanterat konsekvenser av inaktiverade konton. De flesta konton som är inaktiverade beror på att regelverk följs nu eller att vi inte har kunnat matcha KIID mot någon person i ett existerande källsystem vid driftsättningen. Ett gäng verkar har blivit fel i migreringen mellan gamla KIMKAT och UBW Anknutna. Det är däremot rejält oturligt. Det ber vi verkligen om ursäkt för! Är de upplagda i KIMKAT som anknutna efter den anknytningsstoppe 14 maj så har de inte kommit med filen över däremot.

Har ni medarbetare som kanske tror att lösenordet har gått ut, dvs inte kan logga in, men att det funkade i förra veckan så kan det vara ett inaktiverat konto. Vi har tillfälliga workarounds för dessa så deras konton, epost och behörigheter, fungerar. Vi behöver få dessa anmälda via IT-supporten med KIID och namn så vi kan göra en felsökning och hjälpa till. Be respektive person kontakta IT-supporten direkt så ni inte behöver vara mellanhänder.

Lösenordsaktivering och IDAC Administratörer aktiveras under tisdagen (4 juni).

Du som ska vara eller är admin för IDAC och UBW-anknutna ska ha fått inbjudan till utbildning i de nya systemen. All info om utbildningstillfällen och supportverkstäder samt utbildningsmaterial på KI Play mm kommer löpande att läggas ut på länkarna nedan.
Instruktionsfilmer UBW Anknutna
Instruktionsfilmer IDAC
Utbildning i UBW Anknutna och i IDAC

Doktorander har hanterats i KIMKAT där man har lagt till organisatorisk enhet. De kliniska doktoranderna, som inte finns anställda via Primula eller taggade som anknutna i KIMKAT måste i framtiden hanteras i UBW Anknutna för att lägga till en organisatorisk enhet på lägre nivå än institution. Dessa var en grupp som inte kom med i migreringen från KIMKAT till UBW Anknutna. Det betyder att dessa måste läggas in i UBW Anknutna nu efter driftsättning. Projektet planerar att göra en migrering av dessa separat under veckan. Deras konto kommer att fungera men det kan se konstigt ut med deras organisatoriska tillhörighet och de finns inte i UBW Anknutna idag men finns i IDAC. Vi återkommer med status på detta senare i veckan.

I samband med införandet av IDAC och nedläggningen av KIMKAT läggs personalkatalogen KI Katalogen och Mina sidor ner. Min Profil i IDAC ersätter gamla Mina sidor. IDAC kommer du åt med ditt vanliga KIID och lösenord via länken under Digitala verktyg på
Medarbetarportalens startsida

Du kan leta efter personer på ki.se, men informationen om personal på webben kommer inte att uppdateras förrän ki.se knyts till IDAC tidigast i augusti. Telefonnummer kan du slå upp i telefonsystemet CMG Web.

Kontot på KI inkl login och epost inaktiveras dagen efter datumet då anställning/anknytning går ut. Uppgifter sparas ett tag framöver och kontot kan återaktiveras. Nu gäller nya regler för hantering av konton.
Här finns info om stängning av konton

Med Office 365 kan du själv återställa ditt lösenord - om du har en smartphone. Glöm inte att du måste aktivera Multifaktorautentisering innan du kan använda den tjänsten.Detta gäller medarbetare men ännu inte studenter.

Läs på Medarbetarportalen om hur du återställer ditt lösenord

IT-avgift för Q2 har genererats i KIMKAT, skickades ut enligt gällande rutin 21 maj och gäller för april, maj och juni.

IT-avgift kommer att börja genereras tidigast i augusti från IDAC. Då kommer även juli månad in.

Har du frågor om den kommande rutinen för IT-avgift kontakta Amal Velic.