Några ord från BRM-gruppen på IT-avdelningen
Här kommer 2022-års första nyhetsbrevet från IT-avdelningens BRM-grupp. Det innehåller information om vad som händer på IT-avdelningen och en del råd och tips från oss.
Målgruppen för det här nyhetsbrevet är administrativa chefer, men ni får gärna sprida informationen vidare inom er institution. Vi vill att så många som möjligt vet vad IT-avdelningen jobbar med och vilka tjänster ITA kan leverera för att förenkla det dagliga arbetet.
Hoppas att ni fått en bra start på 2022 och att dom flesta nu återgår tillbaka till en mer normal arbetssituation inom KI. Vi ser också fram emot att få träffa er på riktigt nu när det finns möjlighet till det igen!
/BRM-gruppen, Sven, Alex och John
|
|
|
|
Nya licenser i Microsoft Office 365
|
Ändring av nätverksuttag på Karolinska Universitetssjukhuset Huddinge startar 8 mars
Som vi tidigare har informerat om börjar Region Stockholm driftsättningen av ett nytt system för autentisering vid nätverksanslutning på Karolinska Universitetssjukhuset Huddinge (ej Novum). Detta påverkar KI-medarbetare som sitter i de aktuella sjukhusbyggnaderna. Vid varje driftsättningstillfälle kommer all fast nätverksansluten utrustning att periodvis störas under en 3-timmar lång period. Mer om driftsättningen och tidplan
|
Ny licenspartner för inköp av licenser och molntjänster utanför IT:s standarderbjudande
|
|
Från den 1 maj har vi en ny Licenspartner SoftwareONE i samband med att avtalet med Crayon går ut. SoftwareONE kommer kunna bistå med inköp av programvarulicenser och molntjänster som ligger utanför ITA:s standarderbjudande. Till skillnad från tidigare leverantörer har vi nu tillgång till en webbshop som via E-handel i UBW kommer kunna erbjuda en kontrollerad inköpsprocess med attestfunktionalitet samt tillgång till utförliga rapporter.
Vi kommer kontakta er på institutionerna under mars månad för att stämma av vilka som kommer behöva initial beställaråtkomst samt därefter med mer information och utbildning.
Licenssamordnarna vid institutioner utanför Samordnad IT har en viktig roll vid dessa inköp och kommer få verktyg för att bättre kunna utföra sitt uppdrag. I samband med detta ser vi också över roll- och ansvarsfördelningen vid gemensam licenssamordning och kommer att formalisera det något.
IBM-Revisionen
IBM-Revisionen som vi tidigare flaggat för är precis i uppstarten och en workshop med KPMG/IBM/ITA kommer äga rum inom kort. Därefter kommer vi involvera Licenssamordnare i förekommande fall. Revisionen beräknas pågå i två månader, men kan dra ut ytterligare på tiden beroende på tillvägagångssätt och komplexiteten i miljön.
Besök gärna våra sidor på Medarbetarportalen
|
|
|
|
Elektronikavfall
När ni slänger elektronikavfall tänk på att radera sparad lagringsmedia på era enheter, detta med tanke på informationssäkerheten. Kontakta IT-support om du vill ha hjälp med detta.
Läs också om källsortering av el-avfall: Källsortering av avfall
Tre sätt att hantera ert el-avfall:
| 1. | Ta reda på var källsorteringen för ert hus finns och följ anvisningarna som finns för den. | | 2. | Har ni mycket el-avfall som inte ryms i husets sortering kan ni beställa burar/lådor från
ATEA. Beställ direkt från ATEA i Wisum eller kontakta IT-support för hjälp att beställa. | | 3. | Ni kan använda vår Livscykelhanteringstjänst för el-avfall, då återvinns utrustningen av
leverantören. Kontakta IT-support för hjälpa att börja använda tjänsten. |
|
|
|
|
Utbildningar i Microsoft Office 365
|
|
Vill du fräscha upp dina kunskaper i något av Office 365 programmen Excel, Word, PowerPoint, Outlook eller Teams?
Välkommen att anmäla dig till utbildningarna som hålls av Birgitta Lönnerberg på IT-avdelningen. Utbildningarna är kostnadsfria för dig som är anställd eller anknuten på KI.
Kursutbud och anmälan här
|
|
|
|
|
|
Informationssäkerhet - 10 saker att tänka på i ditt dagliga arbete
|
|
Information är en av KI:s viktigaste tillgångar, det är därför av stor vikt att alla verksamma vid KI arbetar aktivt, effektivt och kontinuerligt med informationssäkerhet.
Flera institutioner har efterfrågat tips och guidning gällande informationssäkerhet och vi vill gärna tipsa om sidan Informationssäkerhet på medarbetarportalen. Här finns en lista med 10 punkter att tänka på gällande informationssäkerhet i ditt dagliga arbete.
|
Pågående projekt på IT-avdelningen 2022
|
|
Arbetet med projekt Samordnad IT går framåt och LIME är den senaste institutionen som ingått i Samordnad IT.
Bionuts klientmigreringar pågår och det beräknas bli klara i maj 2022.
Analys om möjlighet till att gå med i Samordnad IT pågår med institutionerna MedS och Dentmed.
Näst på tur att starta en förstudie är KIDS (Danderyds sjukhus).
Mer information om Samordnad IT
|
|
|
|
|
|
Projekt datalagring och dataflyttar från G: till P:
Datalagringsprojektet pågår och just nu är status för dataflyttar från G: till P följande:
|
|
Klara institutioner
FyFa
KIDS
GPH
LIME
Neuro
CMB
KM
OnkPat
Pågående institutioner
UF
IMM är näst på tur att börja planera
Fler institutioner kommer att flyttas under året.
|
|
|
|
Övrigt
Projektet kommer att starta en förstudie om att flytta OwnCloud och H:(hemkataloger) till OneDrive.
Systemstöd för visualisering av lagring
ITA har tagit fram ett förbättrat systemstöd för visualiseringen av hur lagring fördelar sig på de olika lagringstjänsterna som erbjuds. Förhoppningen att i framtiden kunna erbjuda AC verktyget.
|
|
|
|
Digitaliseringsportföljen – KI:s nya modell för systemförvaltning
Syftet med Digitaliseringsportföljen är att samla KI:s alla verksamhetsstödsprodukter med IT-inslag i en gemensam modell för styrning och samverkan. Detta för att skapa likformighet, samordning och bästa förutsättningar för att möta verksamhetens krav och behov på digitalisering samt möjliggöra innovationer.
Läs senaste nyheten från projektet
|
|
|
|
|
|
Livscykelhantering av datorer
Välj bland flera PC och MAC-modeller som sedan nyttjas mot en fast månadskostnad i 36 månader. Via tjänsten får du en driftsäker och kostnadseffektiv dator som sedan byts ut efter 36 månader för att upprätthålla en bra och uppdaterad prestanda.
När din dator byts ut skickas den gamla tillbaka till leverantören och den installeras om och återavänds av andra organisationer med mindre krav på prestanda. På så här vis kan vi erbjuda bra och säkra datorer samtidigt som vi bidrar till fördelar för miljö och klimat i linje med KI:s strategi 2030.
Vi kommer inom kort att kontakta er AC:s för att kunna komma ut och berätta mer om tjänsten. Mer om tjänsten livscykelhantering
|
|
|
|
|
|
A few words from the BRM Group at the IT Office
Hi,
Here is the first newsletter for 2022 from the IT Office BRM group. It contains some news from the ITA Office, but also some advice and tips from us.
The target group for this newsletter is Heads of Administration, but you are welcome to spread the information further within your department. We want as many people as possible to find out what is going on at the IT Office and what services we can offer to simplify for you in your daily work.
Hope you all had a good start in 2022 and that we return to a more normal work situation within KI now. We also look forward to meeting you for real now that there is more opportunity for it again.
The BRM group, Sven, Alex and John
|
Upgrading of licenses in Microsoft Office 365
|
Change of network outlets at Karolinska University Hospital Huddinge starts on March 8
As we have previously informed the Region Stockholm is starting the commissioning of a new system for authentication when connecting to a network at Karolinska University Hospital Huddinge (not Novum). This affects KI employees who sit in the current hospital buildings. At each commissioning time, all fixed networked equipment will be periodically disrupted over a 3-hour period More information and schedule for the work (in Swedish)
|
New licensing partner for purchasing licenses and cloud services (outside ITA's standard offering)
From 1st of May, we have a new License Partner SoftwareONE in connection with the expiration of the agreement with Crayon. SoftwareONE will be able to assist with the purchase of software licenses and cloud services that are outside ITA's standard offering. Unlike previous suppliers, we now have access to an online shop that via E-commerce in UBW will be able to offer a controlled purchasing process with certification functionality and access to detailed reports.
We will contact you at the departments during March to agree on who will need initial customer access and thereafter with more information and training.
The license coordinators at Departments (outside Coordinated IT) have an important role in these purchases and will be given tools to their mission. In connection with this, we will also review the division of roles and responsibilities in joint license coordination and will formalize it somewhat.
The IBM Revision
The IBM revision that we previously flagged for is just starting up and a workshop with KPMG / IBM / ITA will take place shortly. Thereafter, we will involve the License Coordinator as appropriate. The audit is expected to last for two months, but may take longer to complete, depending on the approach and the complexity of the environment.
Please visit our pages on KI Staff
|
Disposing of electronic equipment
|
|
When disposing of electronic waste, remember to delete stored storage media on your devices before disposing them. Contact IT support if you need help. Also read more: Waste Management at KI Staff.
Three options for disposing of electrical waste:
| 1. | Check the Waste Management for your house and follow the instructions available for it. | | 2. | If you have a lot of electrical waste that does not fit in the house's sorting, you can order cages/ boxes from ATEA. Order directly from ATEA in Wisum or contact IT support. | | 3. | You can also use our Life Cycle Management Service for electrical waste, the equipment
will be recycled. Contact IT support to help use the service. |
|
Microsoft Office 365 training
|
|
Do you want to refresh your knowledge in one of the Office 365 programs: Excel, Word, PowerPoint, Outlook or Teams?
You are very welcome to register for the courses held by Birgitta Lönnerberg at the IT Office. All courses are free for employees and affiliates at KI. Courses and registration
|
|
|
|
|
|
Information security - 10 things to keep in mind
Information is one of KI's most important assets, so it is of great importance that everyone working at KI works actively, efficiently and continuously with information security.
Several departments have requested tips and guidance regarding information security - below you can find a guide on Information Security.
On the Information Security page on the Staff Portal, there is a list of 10 points to think about regarding your daily work. We encourage you and your employees to take part in that information. Information security - 10 things to keep in mind
|
|
|
|
|
|
|
ONGOING PROJECTS at THE IT Office 2022
|
|
The project Coordinated IT is progressing and LIME is the latest department to be included in Coordinated IT. Bionut's client migrations are in progress and are expected to be completed by May 2022.
Analysis of the possibility of joining Coordinated IT is ongoing with the departments MedS and Dentmed.
Next in line to start a feasibility study is KIDS.
More information about Coordinated IT
|
|
|
|
|
|
Project data storage and data moves from G: to P:
The data storage project is in progress and the status of data moves from G: to P:
|
|
Completed moves:
FyFa
KIDS
GPH
LIME
Neuro
CMB
KM
OnkPat
Planned moves:
UF
IMM näst på tur att planera
Fler institutioner kommer att flyttas under året.
|
|
|
|
More information
The project will conduct a feasibility study on moving OwnCloud and H: (home directories) to OneDrive.
System support for visualization of storage
ITA has developed an internally improved system support for visualization of how storage is distributed among the various storage services offered. We hope to be able to offer you this tool in the future.
|
|
|
|
Lifecycle management for computers
From October 2021, you can choose to use our new "PC lifecycle management service" at a fixed monthly cost instead of purchasing your computer via Wisum as before.
You can choose between any of the PC´s or MACs ITA has certified for the Karyon client platform and have that computer for 36 months, after it´s automatically replaced with a new one.
|
|
|
|
|
|
|
The service is based on efficient hardware lifecycle management, which means that the cost over the 36 months will be lower than buying and writing off the computer during the same period. We also contribute to great benefits for the environment and climate as the computer is reused by the delivery operator. Life cycle management for computers
|
|
|
|
|
|
|
