Viktig information till alla arrangörer inför SM-veckan!

Nu är det strax dags för SM-veckan i Umeå och det känns fantastiskt på alla sätt och vis. Tillsammans skapar vi festen!

I det här utskicket finns det massor med viktig information för er alla och vi ber er att verkligen ge er tid att läsa igenom det ordentligt. Ni har även uppgifter att checka av för att säkerställa att allt flyter på så bra som möjligt.

Vi vill även tacka för att du är en del av detta stora evenemang och för att vi tillsammans kan göra detta möjligt. Kontaktuppgifter till personer som vi hänvisar till hittar du i kontaktlistan längre ner i nyhetsbrevet.

Vi önskar er stort lycka till med era tävlingar och varmt välkommen till Umeå och SM-veckan sommar!

Dan Vähä, lokal projektledare Umeå
Maria Hallberg, projektledare Riksidrottsförbundet

Kansli SM-veckan

Kansliet är bas för projektorganisationen. Som funktionär ska du i första hand ställa frågor till din arenaansvariga, men kansliet finns som en backup för att svara på frågor av mer generell karaktär om SM-veckan.

SM-veckan kansliet finns på Umeå folkets hus och har öppet:

Tävlingsprogram

Vi uppmanar er att besöka hemsidan eller appen och dubbelkolla att era tider i schemat stämmer. De är superviktigt att information är korrekt ut till publik, media och även för SVT:s arbete med sina sändningar.

Är det några felaktigheter eller om era tider ändras; hör av er omgående till
Göran Åkre, goran.akre@umea.se

Priser och medaljer

Respektive förbund och arrangerande förening ansvarar själva för att beställa och bekosta medaljer till de aktiva samt SM-tecken från RF. Värdstaden har även tagit fram speciella ”Umeå-priser” till samtliga individuella medaljörer. Samtliga priser hämtas av respektive idrott från SM-kansliet förutom då prisutdelningen sker på Skeppsbron. Till Skeppsbron levereras priserna av SM-kansliet.

Säkerhet

Tävlingssäkerhet under ert arrangemang

Varje enskild lokal arrangör/SF ansvarar för sin tävlingssäkerhet enligt tävlingens reglemente och undertecknat avtal. Det är av största vikt att detta tas på allvar och att regelverket efterlevs till punkt och pricka. Det kan t ex gälla rätt utbildade funktionärer, flaggvakter, varselvästar, brandmaterial, ambulans och sjukvård på plats där detta krävs.

Säkerhetsplan

Lokala arrangören/SF ska ha skickat in en säkerhetsplan i förväg - och måste aktivt jobba efter denna under genomförandet. Detta är en del av lokala arrangören/SF ansvar. Säkerhetsplanen måste vara tydlig, korrekt ifylld och uppdaterad med den senaste informationen. Lokala arrangören/SF kontaktpersoner i tjänst under genomförandet måste säkerställa att vi har rätt namn och telefonnummer i säkerhetsplanen för att vi ska kunna nå er vid behov.

Vid förändringar kontakta värdstadens säkerhetsansvarig Karin Sjöberg.

Normalt läge

Arenaansvarig är ytterst ansvarig på plats. Det är viktigt att ni har en god och tät kommunikation. Arenaansvarig har kunskap om arenan, förutsättningar och även en direktkanal in i SM-veckans organisation. Arenaansvarig kan rådge eller hjälpa till med i princip alla problem som lokal arrangör/SF kan ställas inför i normalläget. Småskador, mindre tillbud och incidenter vid er tävling måste meddelas arenaansvarig och säkerhetsansvarig. Förändringar/avsteg från tidigare fastställd plan måste i god tid meddelas arenaansvarig och säkerhetsansvarig.

Akut läge

Vid akut/nödsituation:
1. Ring 112.
Behåll lugnet och svara på frågorna:
- Vad har inträffat?
- Var har det inträffat, på vilken adress/plats befinner du dig?

2. Informera SM-veckans säkerhetsansvarig och er tävlingsorganisation. SM-veckans säkerhetsansvariga kan aktivera SM-veckans beredskapsplan och är en direktkanal in i både Riksidrottsförbundets och SM-veckans organisation. Det är mycket viktigt att säkerhetsansvarig informeras om du har ringt 112.

Säkerhetsansvarig SM-veckan: Karin Sjöberg (se kontaktlista eller baksidan av din ackrediteringsbricka)

En säkerhets- och trygghetsplan för SM-veckan finns upprättad med viktig information för samtliga att ta del av.

Reklamskyltar och branding

RF och Umeå har engagerat ett branding-team från ISP som säkerställer och sätter upp SM-veckans (RF:s samt Umeå kommuns) exponering, exempelvis mesch, beachflaggor och banderoller, samt sponsorskyltar för avtalad TV-exponering på aktuella tävlingsarenor.

Det handlar om att samtliga arenor ska få en snygg och trevlig inramning som tydligt exponerar att ert evenemang är en del av SM-veckan. En röd tråd är en viktig del för att göra SM-veckan till ETT evenemang.

För att detta ska ske i samförstånd med er egen planering av reklamskyltar och hur ni vill att er tävlingsarena ska se ut så kommer branding-teamet att besöka er senast en dag innan tävlingsstart, om ingen annan uppgörelse gjorts, så att allt sätts upp enligt tidigare överenskommelse. Givetvis anmäls tiden för besöket till SF-ansvarig eller den som ni har angivit som kontaktperson för arenaproduktion i den tekniska specifikationen.

Har ni ytterligare funderingar hör då av er till Daniel Sundling på ISP (se kontaktlista)

Speakertexter och jinglar

I ert tävlingsarrangemang hoppas vi att ni lagt stor vikt vid att engagera en duktig tävlingsspeaker som har förmågan att ge besökarna en extraordinär upplevelse av just er idrott och SM-tävling på SM-veckan. För att hjälpa er speaker med att berätta om övriga tävlingar, roliga kringevenemang under SM-veckan samt SM-veckans partnersamarbeten har vi tagit fram speakertexter. Vi har även en jingel som vi vill att ni använder er av på passande ställen under tävlingarna samt när ni inleder era medaljutdelningar. Detta för att rama in evenemanget ytterligare och skapa ännu mer samhörighet mellan idrotterna.

Jingeln och speakertext finns att ladda ned på webbplatsen.

Press och media

Umeå ansvarar för huvudpresscentret på SM-veckan som finns på Umeå folkets hus. Där kommer det vara full service enligt önskemål med exempelvis resultatlistor, skrivare, fika och digitala skärmar där sändningarna från SM-veckan visas.

Har ni material som ni vill ha i presscentret så går det bra att lämna det på plats. Det kommer även att finnas en filial på Navet för press som bevakar simningen. Detta presscenter har enbart öppet under simningens tävlingar och försök.

Öppettider presscenter Umeå folkets hus:
måndag–söndag (26 juni–2 juli) kl. 8.00–20.00

Öppettider presscenter Navet:
Onsdag, 28 juni: 8.30–13.00 samt 15.30–19.00
Torsdag, 29 juni: 08.00–13.00 samt 15.30–18.45
Fredag, 30 juni: 15.30–18.45
Lördag, 1 juli: 08.00–13.00 samt 15.30–18.45
Söndag, 2 juli: 08.00–13.00 samt 15.30–18.45

Gemensam pressackreditering

Vi har en gemensam pressackreditering för hela SM-veckan. Alla pressackrediteringar ska gå via SM-veckan. Vi tar såklart emot pressackrediteringar även om veckan har börjat och sista datum har passerat, men det måste anmälas.

Ta hand om journalister och fotografer

Tänk på att ta väl hand om de journalister som besöker era tävlingar. Ett gott värdskap och bra service på plats underlättar arbetet för våra journalister. Vet ni om att ni kommer få många journalister på plats till just er tävling tänk på att vara förberedda för det.

SM-veckan samarbetar med Bildbyrån som kommer ha flera fotografer på plats, ta väl hand om dem. De kommer att ha en All access-ackreditering utöver vanlig pressackreditering. RF kommer också ha ett filmteam på plats som ska dokumentera veckan, även de kommer ha en All access-ackreditering.

Medie- och kommunikationsansvarig viktig för bra repotage

Vi har redan fått många förfrågningar från journalister som vill bevaka er idrott. Kolla av så att det är rätt person och kontaktuppgifter till er medie- och kommunikationsansvarig i den tekniska specen.

Till dig som är kommunikationsansvarig för en idrott – var tillgänglig för frågor och hjälp oss ta hand om våra journalister och fotografer, samt säkerställ att informationen om era tävlingar och deltagare är uppdaterat.

Information från SVT

Bistå med funktionär för bra produktioner

För att få till bra produktioner kommer vi i år att behöva lite extra hjälp från de sporter vi sänder direkt ifrån. Vi hoppas att ni kan bistå med en funktionär som hjälper till att vara studioman. Den personen kommer att få ett headset, så att bildproducenten han kommunicera med henne eller honom. Den viktigaste uppgiften är att hämta personer till intervjupositionen, men det kan också handla att ge klartecken när tävlingen/matchen kan börja och be någon åskådare som skymmer kameran att förflytta sig.

Tipsa om bra reportage

Vi har som målsättning att uppmärksamma alla sporter på något sätt under våra sändningar. Vi sänder många sporter direkt, andra bevakar vi i form av reportage, bildsatta intervjuer eller telegrambilder. Det är extra viktigt för de sporter som ej har direktsändningar att komma med bra reportageuppslag.

Vi är också tacksamma om ni hör av er till mig när det händer något extraordinärt av stort nyhetsvärde i just er sport, när vi inte är på plats för att bevaka. Vänd er då i första hand till mig, Ulf Nilsson. Ni hittar mitt mobilnummer i kontaktlistan längre ner i brevet. Som vanligt tar vi gärna emot tips om reportageuppslag från er. Mejla mig, ulf.nilsson@svt.se.

Att tänka på inför och under besök i studion

Vår studio kommer att byggas utanför Väven, Umeås kulturhus, med utsikt ner mot älven och Rådhusparken. Där vill vi ha besök av många aktiva från olika sporter. När vi bett om hjälp att få folk till studion tidigare år har ni varit väldigt hjälpsamma. Jag räknar med att det goda samarbetet fortsätter. I vissa fall kan vi vara ute i god tid med vår förfrågan, i andra fall vill vi avvakta till efter tävlingen och fattar då sena beslut.

Vi uppskattar även om ni informerar de aktiva som ska delta i studion att ha civila och reklamfria kläder. Vi riskerar dryga böter om någon av gästerna har kläder med reklam eller loggor på under sändningstid.

Snart kör vi igång!

Jag vet att ni kommer göra allt ni kan för att SM-veckan ska bli så bra som möjligt och allt för att förutsättningarna för oss att göra tv blir de bästa tänkbara. Den viljan och den positiva energin är grunden till SM-veckans inneboende glädje. En glädje som är smittande och sprider sig. De flesta SVT-medarbetare tycker att SM-veckan är bland det roligaste att jobba med.

hälsar Ulf Nilsson på SVT.

Resultatrapportering – viktigt för många

Tänk på att snabbt uppdatera era resultat på tävlingsdagen. Detsamma gäller deltagar- och startlistor inför. Det är något som efterfrågas av många, bland annat media. SM-veckan samlar alla dessa uppgifter för att kunna ge en samlad service. Därför är det extra viktigt att vi har rätt länkar till er. Det ska finnas:

1) länk till resultat
2) länk till detaljerad tävlingsinfo, så som deltagarlistor samt
ev. 3) länk till nyheter från ert SM.

Håll era kanaler uppdaterade samt säkerställ att vi har rätt länkar på smveckan.se!

Informationen på webben finns både i appen och på smveckan.se. Man når också samma info via era respektive idrottssidor i appen och på smveckan.se. Om du hittar felaktigheter på smveckan.se kontakta: Åsa Bergström, kommunikatör RF.

Medaljliga och dagens mästare

Efter varje tävlingsdag sammanfattar vi dagens mästare, medaljörer och medaljligan på smveckan.se Vi skickar även ut en sammanställning i ett pressmeddelande till press och media nationellt efter avslutat tävlingsdag med dagens medaljörer. För att vi ska få med alla och kunna skicka ut våra pressmeddelande är det återigen superviktigt att ni är snabba med att rapportera era resultat.

Ett hållbart och tillgängligt evenemang

Vi strävar efter att SM-veckan ska vara ett hållbart arrangemang. Vi hoppas att vi alla tillsammans kan hjälpas åt att uppmuntra till att vi håller våra evenemangsområden rena och snygga. Vi hoppas också att du som jobbar under veckan ser till att alla känner sig välkomna. Vi har gjort flera olika insatser för att skapa ett hållbart och inkluderande evenemang:

Vi vill påminna om hållbarhetsbilagan som ni fick tillsammans med avtalet mellan arrangörsföreningar/förbund och värdstaden. Där finns bra stöd i er planering, att checka av för att skapa ett hållbart evenemang. Vid frågor om hållbarhetsarbetet kontakta Dan Vähä, projektledare Umeå.

Dopingkontroller under SM-veckan

Att dopingkontroller utförs vid SM-tävlingar är inte något unikt. Det kommer att ske en mängd dopingkontroller under SM-veckan i Umeå. Hur många, var och när är sekretessbelagt, då kontrollerna alltid ska genomföras utan förvarning. Umeå som värdstad och vissa arrangörer har sett till att det finns förutsättningar, i form av lokaler, för alla arenor för att kunna genomföra dopingkontroller.

Tävlingsarrangörer är enligt idrottens dopingreglemente skyldiga att bistå samt att möjliggöra för våra funktionärer att ALLTID kunna ha idrottsutövaren under uppsikt.

Varje evenemangsområde har en gemensam lokal för eventuella dopingkontroller, kontakta er arenaansvarige vid frågor om detta (se kontaktlista)

Hänvisa gärna till SM-veckans kanaler

Webben - navet för information

Webbplatsen smveckan.se är evenemangets huvudkanal. Där samlar vi allt som besökarna kan fråga efter, så hänvisa dit i er kommunikation. Kolla gärna en extra gång så allt stämmer med info om er idrott, exempelvis tider och så vidare. Under ingången ”För arrangörer” på smveckan.se hittar du allt som rör dig som arrangör. Värdstaden Umeå har dessutom en egen landningssida på Visit Umeås webb. Där hittar du lokal och praktisk information kring olika arenor, besökstips, information om SM-festen med mera. För att göra det lätt för besökaren länka gärna till dessa sidor smveckan.se och visitumea.se/sm-veckan-umea från er kanaler.

SM-veckans app - nu med deltagarinfo!

SM-veckan har en app. Den finns där appar finns (sök på SM-veckan). I appen hittar du allt om hela evenemanget. Du kan skapa ditt eget program, få nyheter, erbjudanden och mycket mer.

Vi kommer att trycka mycket på appen i vår kommunikation både inför och under SM-veckan. Affischer kommer att finnas på alla evenemangsområden och värdar ska uppmuntra besökare att använda appen i så stor utsträckning som möjligt då vi inte kommer att ha ett tryckt program. Så se gärna till att du laddar ner appen och bekantar dig med den för att kunna tipsa andra.

Det finns även innehåll som bara rör deltagare i appen, så tipsa alla era deltagare att de ska ladda ner appen och klicka i att de är deltagare under ”Mina inställningar” i appen. Där hittar alla deltagare info om Aktivas område, erbjudanden till deltagare och information från Umeå. Hjälp oss gärna att sprida detta!

Turistekonomisk undersökning under SM-veckan

Riksidrottsförbundet och Umeå har gett Upplevelseinstitutet i uppdrag att genomföra en undersökning bland deltagare och åskådare under SM-veckan i Umeå. Syftet med undersökningen är dels att kartlägga besökarnas upplevelse av evenemanget och dels att beräkna de turistekonomiska effekter evenemanget genererar. De kommer att finnas på plats på arenorna i Umeå. Att tänka på:

Viktigt att utvärdera

Efter SM-veckan är genomförd kommer ni via e-post få en utvärdering skickad till er. VI är tacksamma för att ni tar er tid att fylla i utvärderingen så att vi hela tiden kan förbättra SM-veckan och våra SM-tävlingar.

Värdskapet

Tillsammans ska vi skapa en riktigt bra SM-vecka med ett riktigt gott värdskap. Oavsett uppdrag under veckan är det viktigt att alla har samma grund och inställning gällande värdskap och kunskap om evenemanget. Vårt mål är att alla besökare, aktiva med flera möts av människor som vill hjälpa till att överträffa deras förväntningar av SM-veckan.

Vi har tagit fram en funktionärsguide, den innehåller allt som kan vara bra att veta om SM-veckan i Umeå och är ett viktigt stöd för alla funktionärer för att kunna svara på frågor. Ni kommer att få ta del av guiden under värdstadsträffen 18 juni.

SM-veckans partners

Utan partners, ingen SM-vecka! Det är viktigt att se våra partners som en del av evenemanget och tävlingarna. Våra partners är stolta över att vara en del av SM-veckan och flera av dem har varit med sedan starten 2009.

SM-veckans huvudpartners är Byggmax och Svenska spel, nationella partners är NeH, Folksam och Strawberry (fd Nordic Choice Hotels) och officiella (lokala) partners är Umeå Energi och Bilinorr.

(På tävlingsarenorna kan andra partners till respektive förbund förekomma.)

Att tänka på:

Folksam Aktivas område

Här finns allt du behöver före och efter tävling!

Folksam erbjuder:

Öppettider kl. 08.00-20.00. (Avvikande tider kan förekomma, håll dig uppdaterad via SM-veckans app, markera ”deltagare”).

Du kommer in genom att visa din ackreditering. Vi finns i Umeå folkets hus, Vasaplan, Skolgatan 59. Välkommen!

Transporter och parkeringar

Som värdstad vill vi i största möjliga mån uppmuntra besökare till att gå, cykla, rulla eller använda kollektivtrafik för transport ut till arenorna. Många av idrotterna genomförs i centrum så det är lätt att ta sig runt och uppleva mycket inom gång- och cykelavstånd. De arenor som ligger utanför centrum nås enklast med cykel eller kollektivtrafik.Om du måste ta bilen så hittar du parkeringsplatser via Upabs webbsida.

Tänk på att trafiken i centrum blir påverkad under SM-veckan, särskilt torsdag 29 juni då tävlingar hålls på citybanan. Denna dag tar du dig inte in och ut i centrum med personbil utan behöver välja annat färdmedel. Mer information om detta hittar du på www.umea.se/smveckan

Mötesplats SM-veckan

Mötesplats SM-veckan är en del av SM-veckan och en arena där vi möter intressanta föreläsare och gäster inom olika områden. Mötesplatsen arrangeras 28–30 juni 2023 på Folkets Hus i Umeå. Bland annat berättar Umeå universitet om hur de arbetar med ”Dubbla karriärer” – elitidrott och studier med individen i fokus. Föreläser gör också proffstränaren Mattias Reck, som har en lång erfarenhet av att vara tränare på olika nivåer.

Mötesplats SM-veckan i Umeå arrangeras i samarbete mellan Riksidrottsförbundet, RF-SISU Västerbotten, Umeå universitet, Umeå kommun och Visit Umeå.

SM-festen vid Skeppsbron

Som värdstad för SM-veckan bjuder vi dig till SM-festen nere vid Skeppsbron den 27 juni - 1 juli. Hit kommer du när du vill ta en liten paus från tävlingarna och göra något kul. På SM-festen på Skeppsbron finns aktiviteter som prova på-idrotter, tävlingar och familjeaktiviteter. Varje kväll bjuds det även på liveframträdanden med populära artister. Hela evenemanget har fri entré.

Upplev Umeå

Era deltagare och funktionärer som reser hit vill säkert hitta på saker utanför tävlingarna då de har möjlighet. Information för hur man upplever Umeå som besökare finns på Visit Umeås hemsida där vi har samlat massor av bra tips. Hänvisa gärna dit för frågor.

För specifika frågor om turistinformation går det bra att mejla info@visitumea.se

Kontaktlista

Säkerhet

SOS (polis, ambulans, räddningstjänst): 112

Polis (ej akuta ärenden): 114 14

Säkerhetsansvarig: Karin Sjöberg: 070-665 52 14

Sjukvårdsupplysningen: 1177

Nationellt informationsnummer (information vid olyckor och kriser): 113 13

Krisstab

Maria Hallberg, projektledare RF: 076-112 01 71

Dan Vähä, projektledare Umeå: 070-665 45 60

Åsa Bergström, Press/media RF: 072-226 95 00

Rasmus Andegras, Press/media Umeå: 070-221 46 97

Karin Sjöberg, säkerhetsansvarig: 070-665 52 14

Göran Åkre, logistikansvarig: 070-688 32 61

SVT

Ulf Nilsson, SVT: 070- 884 77 72

SM-veckan kansli

Monica Svonni: 070-445 34 12

Arenaansvariga

Citybanan: Roger Edenwill, 070-566 21 45

Rådhustorget: Göran Åkre, 070-688 32 61

Älven: Jonatan Lind, 070-637 00 43

Navet: Per Gedda, 070-390 00 29 och Sofia Eriksson 070-611 41 17

Umeå energi arena: Camilla Lundberg, 070-644 66 22

Hedlunda bangolf: Göran Åkre, 070-688 32 61

Bowlingscentrum: Roger Edenwill, 070-566 21 45

Iksu klättring: Camilla Lundberg, 070-644 66 22

Nydala: Jonas Goding, 070-637 00 18

Ersmarksberget: Anders Linder, 070-570 78 45

Mariehemsängarna: Erik Rosendahl, 070-655 01 32

Red barn: Dan Vähä, 070-665 45 60

Bölesholmarna: Jontan Lind, 070-637 00 43

Arenabranding

Daniel Sundling, ISP Sport & Marketing AB, 072-389 56 95

Doping

Sofia Jakobsson, dopingkontroller, Antidoping Sverige: 08-586 260 36 (direkt), 072-085 6084 (mobil)

Information

Umeå kommun, växel: 090-16 10 00

Turistekonomisk undersökning

Anna Tranchell, Upplevelseinstitutet, 076-167 50 50

Övriga kontakter organisation

Sofia Svegander, projektkoordinator RF, 08-699 62 12

Göran Åkre, logistikansvarig: 070-688 32 61

Åsa Bergström, Press/media RF: 072-226 95 00

Rasmus Andegras, Press/media Umeå: 070-221 46 97

Jenny Brantholm, Press/media Umeå: 070-456 34 35

SM-veckan på sociala medier                                                                    

Information om SM-veckan hittar du även på webben: smveckan.se/umea-2023

Umeå är värdstad för SM-veckan 2023. Nyhetsbrevet riktar sig dig som arrangör.
www.umea.se
www.visitumea.se

Ansvarig utgivare: Dan Vähä, lokal projektledare, SM-veckan Umeå 2023, Umeå kommun.

Så hanterar vi dina personuppgifter

Avregistrera dig från nyhetsbrevet